Le associazioni e gli altri enti no profit (associazioni sportive, onlus, comitati), hanno alcuni obblighi contabili il cui corretto assolvimento è fondamentale sia per una buona gestione dell'ente, sia per godere dei benefici fiscali ed essere in regola con le relative normative. La formulazione e la tenuta dei documenti contabili spetta al presidente e al consiglio direttivo. Tali documenti dovranno essere depositati presso sede sociale e rimanere a disposizione di tutti i soci. In base a quanto risulta da tali documenti (o da quanto non risulta) potrebbero essere elevate delle contestazioni riguardo l'attività dell'ente e il suo regime fiscale.
La prima accortezza sarà la tenuta di un registro inventario, dove elencare tutti i beni dell'associazione o dell'ente. Qui andranno registrati almeno i beni di un certo valore.
Fondamentale è poi la tenuta di fogli cassa periodici (a cadenza giornaliera, settimanale o mensile). In tali documenti verranno annotate tutte le entrate e le uscite di cassa, con relativa casuale, riferibili ad un certo periodo di tempo. La tenuta dei fogli cassa permetterà poi la redazione di un veritiero e ordinato bilancio annuale. Inoltre, sarà necessario conservare tutta la documentazione di spesa e i contratti stipulati dall'associazione.
La redazione del bilancio annuale (o rendiconto contabile) è uno degli obblighi principali per tutti gli enti enti no profit (associazioni, onlus, associazioni sportive ). Ogni anno il consiglio direttivo deve predisporre il bilancio dell'ente, dal quale devono risultare con chiarezza e precisione le entrate suddivise per voci analitiche, i beni, i contributi, i lasciti ricevuti, le spese e gli oneri sostenuti. Non si tratta di un vero e proprio bilancio preparato secondo le regole del diritto commerciale, ma di una serie ordinata di valori in dare e avere. Se il bilancio è in attivo, la chiusura di questo non deve dare un "utile", ma una voce positiva in avere da riportare nel rendiconto dell'anno successivo. Da evidenziare che i proventi dell'attività istituzionale devono essere rigorosamente separati e distinti dai proventi dell'eventuale attività commerciali dell'ente. Il bilancio deve essere accompagnato da una relazione illustrativa (o bilancio di missione) predisposta dal consiglio direttivo, che dia testimonianza delle attività dell'associazione, degli eventi e delle iniziative organizzate.
La redazione del bilancio economico e di missione, può essere un momento molto delicato, visto che in base a quanto riportato in questi documenti potrebbero essere eccepite irregolarità fiscali e il mancato rispetto della normativa sugli enti in esame. In particolare, nel caso di eventuali compensi a vario titolo ricevuti dai soci, dai documenti dovrà risultare una precisa giustificazione di tali corrispettivi. Particolare attenzione anche nel caso di esercizio attività commerciali o di attività associative che possono essere "sospettate" come tali.
